Política de privacidad

La presente política aplica para el manejo de la información personal que sea utilizada en la institución prestadora de servicios de salud UROMEDICA LTDA, quien actúa en calidad de responsables del tratamiento de los datos personales.

1. DISPOSICIONES NORMATIVAS

De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, UROMEDICA LTDA, informa su política de tratamiento de la información personal.

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tengan datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Y a través del literal K) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien “sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes”.

Los artículos 47 y 48 de la Constitución Política establecen la salud y el acceso al sistema de seguridad social como un servicio público a cargo del Estad o y señalan que el Estad o garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción, protección y recuperación de la salud.

Los empleados de las entidades promotoras de salud y demás empresas dedicadas a la prestación de servicios de salud tienen el deber de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus pacientes o sobre aquellos relacionados con la situación propia de los mismos, que llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades. Estos datos se recaudan en ejercicio de funciones legales que el Estado le ha delegado a las instituciones prestadoras de servicios de salud para garantizar la prestación del plan obligatorio de salud.  

Así mismo, existe el deber legal de mantener bajo reserva la historia clínica del paciente. Todo lo anterior de acuerdo con lo establecido en la ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 modificada por la Resolución 000839 de 2017, los literales k) e i) del artículo 10 y el artículo 19 de la Ley 1751, Decreto 2015 de 2020 y las bases de datos del sistema general de seguridad social regulado por la Resolución 1344 de 2012, decreto reglamentario 3380 de 1981, decreto 1570 de 1993.

UROMEDICA LTDA, está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus pacientes y/o usuarios, funcionarios, accionistas, contratistas, proveedores y terceros en general. Por eso adopta la siguiente Política de tratamiento de la información personal, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información para UROMEDICA LTDA en calidad de responsable.  

2. OBJETIVOS

Definir los lineamientos corporativos para el manejo de la información personal de los usuarios, proveedores, funcionarios y/o clientes de UROMEDICA LTDA de conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre del 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla.

Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: Nombre, número de identificación ciudadanía, dirección de residencia, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, entre otros.

• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida  sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos, videos).

• Dato personal público: Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, as u profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, los datos contenidos en el RUNT o los datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de Comercio. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna.

• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: información extraída a partir de la inspección del domicilio, información académica, laboral, hábitos, estilo de vida, entre otros.

• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la recolección de datos y fines del tratamiento, entre otras.

• Titular del dato: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esta clase de información.

• Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia o a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

• Transmisión: Intercambio o envío de información personal por parte del Responsable al Encargado que se encuentra dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta y en nombre del Responsable.

• Menores: Hace referencia las personas menores de 18 años de edad, y corresponde a los Niños, Niñas y Adolescentes.

• Accionistas: Toda persona que haya tenido o tenga una inversión en acciones en UROMEDICA LTDA.

4. TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y que cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

UROMEDICA LTDA, para el desarrollo de su objeto misional realiza tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes y manifiesta comprender que ello plica la administración de datos de categoría sensible y especial, por lo tanto, dicho tratamiento, siempre busca los fines antes mencionados y en consecuencia, los datos personales de menores de edad, tratados por UROMEDICA LTDA se adelanta bajo el cumplimiento de los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

5. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. En UROMEDICA LTDA sólo se tratan datos personales de acuerdo a lo establecido por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamentan, complementen o modifiquen como una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella.

• Principio de finalidad. El tratamiento hecho en UROMEDICA LTDA obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley mencionada, la cual, siempre será informada al titular.

• Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. En UROMEDICA LTDA no se recolectarán o divulgarán datos personales sin previa autorización del titular o a quien este delegue para ello, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento en UROMEDICA LTDA siempre será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. UROMEDICA LTDA no realizará tratamiento     de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia. UROMEDICA LTDA garantiza que el tratamiento de datos personales que realiza de manera directa o por medio de sus encargados, será respetuoso de los derechos de los titulares y en cualquier momento y sin restricciones, le informará acerca de la existencia de los datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida. En UROMEDICA LTDA, el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo se hará por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley ibidem. Los datos personales que se traten por UROMEDICA LTDA, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.

• Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por UROMEDICA LTDA sus encargados se manejará manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando          su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad. Sobre el tratamiento de datos personales que realice UROMEDICA LTDA, que no tengan la naturaleza de públicos se garantizar reserva, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

6. CATEGORIAS DE LOS DATOS PERSONALES

Para facilitar el contacto con los usuarios, trabajadores, proveedores y demás titulares de la información, UROMEDICA LTDA recolecta datos personales de las siguientes categorías:

• DATO PERSONAL PÚBLICO: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Nombres, número de cédula, nacionalidad y país de residencia, fecha y lugar de nacimiento.
• DATO PERSONAL SEMIRPIVADO: Son datos que no tienen una naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Direcciones y números de teléfono, direcciones de correo electrónico, género, información de afiliación a la seguridad social.
• DATO PERSONAL PRIVADO: Es un dato personal que por su naturaleza intima o reservada solo interesa a su titular y para tratamiento requiere de autorización expresa. Información familiar, laboral, hábitos.
• DATO PERSONAL SENSIBLE: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. Historias clínicas, fotografías e información relacionada con la salud.

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RAZÓN SOCIAL: UROMEDICA LTDA.

Nit. 800.122.186-7  

Dirección: Calle 40 A # 25-42 Bucaramanga, Santander.

PBX (577) 6352417.

Correo electrónico: direccionadministrativa@uromedica.com.co

Sitio web: www.uromedica.com.co

8. FINALIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN

La institución UROMEDICA LTDA, utiliza la información personal para:

• Contactar a los usuarios y pacientes a los cuales se les pueda brindar información sobre la prestación de los servicios de salud.
• Divulgación de información científica y actualización tecnológica de la institución.
• Información sobre campañas de promoción y planes de prevención en salud.
• Presentación de convenios para la prestación de servicios de salud, compañías de aseguramiento o empresas de medicina prepagada.
• Crear y gestionar la historia clínica de los pacientes.
• Registrar, actualizar y controlar los procesos de contratación, formación y bienestar del talento humano.
• Gestión de actividades o capacitaciones que contribuyan a la formación del personal
• Gestión de seguridad y salud en el trabajo para los trabajadores.
• Realizar la contratación de empresas y personas naturales que provean servicios.
• Realizar el control, planificación, organización y dirección de los asuntos contables.
• Mantener registro de los miembros de talento humano que se encuentran con vinculación activa.
• Efectuar el pago del salario de cada uno de los trabajadores.
• Realizar el pago de las prestaciones de seguridad social de los trabajadores.
• Registrar, controlar y hacer seguimiento de las relaciones comerciales de la institución.
• Generar constancias, informes y demás.
• Elaborar y enviar reportes antes autoridades administrativas.
• Adelantar los procesos disciplinarios del talento humano.
• Llevar registro de las operaciones de facturación.
• Gestionar los pagos realizados a terceros y proveedores.
• Registrar, actualizar y controlar la información para la prevención de accidentes y enfermedades laborales.
• Consolidar registro y dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos que presenten las personas por medio de los canales de atención dispuestos por UROMEDICA LTDA.

• Publicar en la página web y las cuentas de redes sociales, las actividades ejecutadas por UROMEDICA LTDA.
• Emitir las certificaciones que se requieran por los titulares.

Sin perjuicio de lo anterior, se entiende por aceptada cualquier otra finalidad en el tratamiento de la información, siempre que permita desarrollar del objeto social de UROMEDICA LTDA, queen todo caso será armónico y respetuoso de la legislación vigente.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

UROMEDICA LTDA, se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
• Obtener copia de la autorización otorgada en calidad de los titulares de los datos.
• Conocer el uso que UROMEDICA LTDA ha dado a los datos personales del titular.
• Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• Supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de UROMEDICA LTDA se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o archivos de UROMEDICA LTDA.
• Revocatoria del consentimiento, el titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a UROMEDICA LTDA, para un tratamiento con determinada finalidad salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
• Presentar Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, así como las acciones que resulten pertinentes para la protección de sus datos.

10. RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no será procedente cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en las bases de datos de UROMEDICA LTDA.

No obstante, lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social, el Estatuto Tributario y las que exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales, por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

Garantizar el cumplimiento de los derechos de los titulares.

1. Tratar los datos personales conforme lo establece la Ley 1581 de 2012.
2. Propender por la seguridad de la información.
3. Solicitar autorización del titular según lo dispuesto en la ley mencionada, entre otros.

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información, UROMEDICA LTDA informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tales políticas.

11. AUTORIZACION DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

UROMEDICA LTDA como responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales de obtiene su consentimiento.

Cuando se trate de datos personales que se encuentren en fuertes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se entiende que estos pueden ser tratados por UROMEDICA LTDA siempre y cuando que por su naturaleza sean datos públicos.

UROMEDICA LTDA, como responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular de UROMEDICA LTDA, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito, (ii) de forma oral, (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan conducir de forma razonable que éste otorgó a UROMEDICA LTDA la autorización respectiva.

Todo Titular de sus datos puede en todo momento solicitar a UROMEDICA LTDA como responsable del Tratamiento, la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, para lo cual usted podrá utilizar los canales habilitados que se encuentran previstos en este documento.

Si bien el tratamiento de datos personales sensibles se encuentra proscrito por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, UNROMEDICA LTDA los tratará en la ejecución de su objeto social, bajo las medidas de seguridad pertinente y en concordancia con lo establecido por el Decreto 1074 de 2015, es decir, sólo cuando:

1. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento.
2. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital de Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
3. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, Asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su fidelidad. En estos eventos, los datos, no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

12. RESPONSABLE INTERNO Y CANALES DE ATENCIÓN PARA LA GESTIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

UROMEDICA LTDA, cuenta con una infraestructura integral y ha dispuesto como responsable interno de la gestión de las consultas y reclamos presentados por titulares de la información personal al área administrativa, por lo tanto, podrá ejercer sus derechos dirigiéndose a los siguientes:

1. Página web. www.uromedica.com.co.
2. Central de llamadas a través del Call Center al teléfono 6352417, previa verificación de la información general del usuario que permita la verificación de su identidad.
3. Sede principal calle 40 A # 25 – 42, atención personalizada previa presentación del documento de identidad original.

Todos los canales de comunicación cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones e igualmente con los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de trazabilidad.

Solo se enviarán los datos personales a las siguientes personas:

• Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las personas autorizadas por el titular del dato.
• A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En este último caso, de conformidad con el pronunciamiento de la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales. En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.

13. CONTENIDO DE LA CONSULTA O RECLAMO

La solicitud debe estar dirigida a UROMEDICA LTDA y debe contener como mínimo los siguientes datos:

1. Nombres y apellidos del titular.
2. Número de identificación del titular.
3. Datos de localización del titular.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
5. Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
6. Medio por el cual desea recibir respuesta.
7. Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
8. Firma del peticionario.

14. TRÁMITE DE UNA CONSULTA O RECLAMO

UROMEDICA LTDA dispone del siguiente procedimiento, con el fin de garantizar la gestión de las consultas y reclamos que sean presentados, en materia de datos personales:

Consultas:

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de UROMERDICA LTDA. como responsable del tratamiento. UROMEDICA LTDA.suministrará toda la información que trate y que sea requerida por el consultante o que esté vinculada con la identificación del titular.

UROMEDICA LTDA garantizará los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos administrados por el personal dispuestos para la atención de las solicitudes externas.

El término para resolver la consulta por UROMEDICA LTDAserá máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. UROMEDICA LTDA. podrá prorrogar este término en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

En caso que, quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.  Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

15. INCONFORMIDAD CON LA RESPUESTA DE LA CONSULTA O RECLAMO

Si no hay conformidad con la respuesta emitida, el consultante puede solicitar reconsideración directamente a la entidad UROMEDICA LTDA, cumpliendo nuevamente con los pasos definidos en este procedimiento.

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o interesado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la institución.

Costos del trámite: El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario.

Para consultas cuya periocidad sea mayor a una por cada mes calendario, UROMEDICA LTDA podrá cobrar al Titular los gastos de envió, reproducción o certificación de documentos.

16. DEBERES DE UROMEDICA LTDA COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

UROMEDICA LTDA en cumplimiento de los principios y lineamientos legales para el tratamiento de datos personales, informa a los titulares y terceros interesados que durante el tratamiento de datos personales se dará cumplimiento a los deberes reglamentados en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre los que se encuentran:

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia o grabación de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente a los usuarios sobre la finalidad de la recolección y derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informar a la solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
• Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.

17. TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES

UROMEDICA LTDA, accede a la información sensible del usuario para garantizar su derecho a la salud. Frente a esta información UROMEDICA LTDA identifica los datos sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes (menores) que eventualmente recolecten o almacenen y sobre estos:

• Garantiza el especial cuidado y responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes de protección.
• Cuenta con altos niveles de seguridad de esa información.
• Ha implementado restricciones de acceso y uso a esta información.

Los datos sensibles relacionados con el estado de salud del usuario se consideran parte de la Historia Clinica y son manejados bajo la reserva legal y por la ley médica.

UROMEDICA LTDA, cuenta con normas y procedimientos que garantizan que solamente personal altamente calificado e idóneo manejan las bases de datos sensibles cumpliendo con los protocolos médicos para el manejo de esta información. La autorización para el tratamiento de datos personales se podrá consultar en el Formato.

18. CAMARAS DE SEGURIDAD

• UROMEDICA LTDA, utiliza diversos medios de videos de vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas.
• UROMEDICA LTDA, informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
• La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
• Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.
• En cualquier caso el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso protegiendo el derecho a la intimidad personal.

• Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para que se recolectan.

19. DATOS BIOMÉTRICOS

• UROMEDICA LTDA, utiliza dispositivos de recolección de datos biométricos, cuya finalidad se limitará a realizar labores de autenticación y/o enrolamiento de usuarios, empleados ejecutar controles de suplantación, y controlar el acceso a sus instalaciones.
• El tratamiento de los datos biométricos recolectados, se limitará a las finalidades descritas anteriormente.

UROMEDICA LTDA, cuenta con medidas especiales de índole técnica y administrativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos sensibles y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, tales como control de acceso, cifrado de datos, comunicaciones cifradas, de acuerdo a los niveles y medidas de seguridad dispuestos para el tratamiento de los mismos.

20. VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los lineamientos y directrices contenidos en la presente política tendrán vigencia a partir del mes del día treinta y uno (31) del mes de Enero del año 2018.

21. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de Ley, se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio del derecho de supresión que le asisten al titular.

22. CAMBIOS Y MODIFICACIONES

Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen con posterioridad a la entrada en vigor de la presente política serán comunicados al titular con diez (10) días de anticipación a la implementación de las mencionadas modificaciones. La notificación sobre sobre el asunto mencionado se efectuará por los medios de comunicación idóneos, tales como: la página web de UROMEDICA LTDA.

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UROMEDICA LTDA

NIT 800122186-7

HISTORIAL DE CAMBIOS